Conhecido também como “POP”, é um documento que descreve detalhadamente os passos e as etapas a serem seguidos para realizar uma determinada tarefa ou atividade dentro de uma organização. Torna a rotina eficiente, produtiva e consistente, com rotinas de trabalho bem definidas e organizadas.
Os procedimentos operacionais são projetados para padronizar as operações, garantir a consistência na execução das tarefas e fornecer orientações claras para os funcionários. É um documento baseado em estudos e pesquisas. É a descrição detalhada de todas as medidas necessárias a para realização de uma tarefa. Além das instruções, em seu conteúdo é descrito minunciosamente todas as atividades e como elas devem ser realizadas, passo a passo, como uma espécie de manual de instruções para garantir a consistência na execução das tarefas e fornecer orientações claras para os funcionários.
Utilizado em todo mundo, o POP é indicado como metodologia eficiente, por exemplo, pelo “FCPA” -“Foreign Corrupt Practices Act” (Lei de Práticas de Corrupção no Exterior), uma legislação dos Estados Unidos que proíbe o suborno de funcionários governamentais estrangeiros e estabelece requisitos rigorosos para empresas com operações internacionais. A FCPA exige que as empresas adotem políticas e procedimentos rigorosos para evitar subornos e corrupção em operações internacionais. Os POPs podem ser usados para descrever os procedimentos e políticas internas que ajudam a garantir o cumprimento da FCPA. Por exemplo, um POP pode detalhar os processos de devida diligência em relação a parceiros de negócios estrangeiros, a revisão de contratos e transações, e a conformidade com os requisitos de registro e relatórios da FCPA.
Os POPs também são valiosos para treinamento e conscientização dos funcionários. Quando se trata de conformidade com a FCPA, os funcionários devem entender as regras e regulamentações e saber como agir de maneira ética e legal em ambientes de negócios internacionais. Os POPs podem ser usados como um guia de treinamento para garantir que os funcionários estejam cientes das políticas e procedimentos relacionados à FCPA. Bem como, os procedimentos operacionais padrão fornecem documentação clara das práticas e políticas internas. Isso é fundamental para a realização de auditorias internas e externas para garantir a conformidade com a FCPA. A documentação precisa pode ser essencial na defesa de uma empresa em caso de investigações de corrupção.
Outro exemplo, é o “COSO” , que se refere ao “Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”, que é um conjunto de princípios e práticas de controle interno amplamente reconhecido e adotado internacionalmente. O COSO desenvolveu o “Framework for Internal Control” (Estrutura para o Controle Interno), que estabelece um modelo para avaliar e implementar controles internos eficazes nas organizações.
O COSO enfatiza a importância da documentação de controles internos eficazes. Os POPs podem ser usados para descrever detalhadamente os controles operacionais e os processos relacionados. Os POPs podem incorporar princípios de controle interno do COSO para garantir que as operações da organização sejam realizadas com eficácia, eficiência e conformidade.
O COSO encoraja as organizações a identificar e avaliar riscos em suas operações e a implementar controles para mitigar esses riscos. Os POPs podem incluir procedimentos para a identificação e gestão de riscos. O COSO recomenda a realização de monitoramento e auditorias regulares dos controles internos. Os POPs podem incluir procedimentos para revisar e testar a eficácia dos controles internos.
Aspectos do POP
Os procedimentos operacionais são comuns em uma variedade de contextos, incluindo ambientes de negócios, organizações governamentais, instituições de saúde e indústrias regulamentadas. Eles são especialmente importantes em setores nos quais a precisão e a conformidade com regulamentações são essenciais, como a indústria farmacêutica, a aviação, a indústria de alimentos e muitos outros.
Aqui estão alguns aspectos-chave de um procedimento operacional:
1- Descrição Detalhada: O procedimento descreve em detalhes os passos necessários para realizar uma tarefa específica. Ele deve ser escrito de forma clara e concisa.
2- Padronização: Os procedimentos operacionais buscam padronizar a execução de tarefas, de modo que qualquer pessoa treinada possa realizá-las da mesma maneira.
3- Responsabilidades: Os procedimentos frequentemente especificam quem é responsável por executar cada etapa da atividade.
4- Sequência de Etapas: As etapas são organizadas em uma sequência lógica que deve ser seguida para concluir a tarefa com eficiência.
5- Instruções e Orientações: Os procedimentos podem incluir instruções específicas, exemplos e orientações sobre como realizar a tarefa.
6- Medidas de Segurança: Quando aplicável, os procedimentos podem incluir diretrizes de segurança a serem seguidas durante a execução da tarefa.
Os procedimentos operacionais ajudam a melhorar a eficiência, minimizar erros, garantir a segurança e a qualidade, além de facilitar a padronização e o treinamento de funcionários. Eles são documentos valiosos para orientar o pessoal em suas atividades diárias e contribuir para o funcionamento eficaz de uma organização.
Objetivo do POP
Procedimentos operacionais tem como objetivo, além de fornecer orientações detalhadas sobre como realizar tarefas, também desempenham um papel importante na eliminação de desperdícios e na aplicação de melhores práticas nas operações de negócios. É uma metodologia utilizada focada em eliminar desperdícios no negócio e para aplicação de melhores práticas. Tem a finalidade de otimizar o tempo, melhorar a produtividade, qualidade e eficiência em todas as atividades, através do nivelamento do padrão de execução das práticas da organização.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais os procedimentos operacionais contribuem para essa finalidade:
1- Padronização: Os procedimentos operacionais ajudam a estabelecer padrões e uniformidade na execução de tarefas. Isso reduz a variabilidade e ajuda a eliminar desperdícios decorrentes de processos inconsistentes.
2- Eficiência: Ao descrever as etapas de uma tarefa de maneira clara e sequencial, os procedimentos operacionais facilitam a identificação de ineficiências e oportunidades de melhoria. Isso pode levar a processos mais eficientes e, portanto, a redução de desperdícios de tempo e recursos.
3- Melhores Práticas: Os procedimentos operacionais podem ser desenvolvidos com base em melhores práticas reconhecidas em um setor específico. Isso ajuda a garantir que as tarefas sejam realizadas da maneira mais eficaz possível, incorporando as lições aprendidas e conhecimentos acumulados ao longo do tempo.
4- Treinamento e Desenvolvimento: Os procedimentos operacionais são valiosos para o treinamento de funcionários. Eles facilitam o treinamento de novos membros da equipe e ajudam a manter a equipe atualizada sobre as melhores práticas e os procedimentos da organização.
5- Avaliação de Desempenho: Os procedimentos operacionais podem servir como uma referência para avaliação de desempenho. Eles definem claramente o que é esperado de uma tarefa e permitem que o desempenho seja medido em relação a essas expectativas.
6- Conformidade Regulatória: Em setores altamente regulamentados, os procedimentos operacionais são essenciais para garantir a conformidade com regulamentações. Isso evita penalidades e desperdício de recursos associados a não conformidades.
7- Identificação de Desperdícios: Os procedimentos podem ajudar na identificação de desperdícios comuns, como retrabalho, estoque excessivo, tempo de espera e movimentação desnecessária, que podem ser eliminados ou reduzidos por meio de processos mais eficientes.
No Lean Management, por exemplo, uma metodologia que visa eliminar desperdícios em processos, os procedimentos operacionais desempenham um papel crucial na identificação e eliminação de desperdícios, ajudando a melhorar a eficiência e a qualidade das operações. Portanto, os procedimentos operacionais são uma ferramenta importante na gestão de processos e na busca por operações mais eficientes e eficazes.
Como criar um POP?
A criação de um Procedimento Operacional Padrão (POP) envolve a descrição detalhada de um processo ou tarefa para garantir sua execução consistente e eficiente.
Aqui estão as etapas típicas para descrever um POP:
1- Título e Identificação do POP: Dê um título claro e conciso ao POP. Atribua um número de identificação ou código exclusivo para rastreabilidade.
2- Objetivo: Comece com uma declaração que descreva o objetivo do POP. Isso deve responder à pergunta: “Por que este procedimento é necessário?”
3- Escopo: Indique quais atividades ou processos estão abrangidos pelo POP e quais estão excluídos.
4- Responsabilidades: Liste as funções e as partes envolvidas na execução do procedimento. Identifique claramente quem é o responsável pela execução e supervisão.
5- Definições e Termos: Forneça definições de termos ou conceitos técnicos relevantes para garantir o entendimento comum.
6- Materiais e Recursos: Enumere todos os materiais, ferramentas, equipamentos e recursos necessários para a execução do procedimento.
7- Procedimento Passo a Passo: Divida o procedimento em etapas sequenciais e detalhadas. Comece com o primeiro passo e prossiga até o último. Cada etapa deve ser claramente descrita, incluindo ações específicas, instruções, diretrizes e considerações importantes. Use linguagem simples e clara para garantir que qualquer pessoa possa seguir as instruções.
8- Fluxograma (Opcional): Se apropriado, inclua um fluxograma ou diagrama que ilustre visualmente o fluxo de trabalho, as decisões e as interações entre as etapas.
9- Checklists (Opcional): Se aplicável, insira checklists para verificar ou marcar etapas à medida que são concluídas.
10- Referências e Documentação: Inclua referências a documentos, formulários ou recursos adicionais que possam ser necessários durante a execução do procedimento.
11- Pontos de Contato: Forneça informações de contato para obter suporte ou esclarecimentos em caso de dúvidas ou problemas durante a execução.
12- Aprovação e Revisão: Especifique quem deve aprovar o POP e a data de aprovação. Indique a frequência de revisão do POP e quem é responsável por revisá-lo e atualizá-lo.
13- Anexos (Opcional): Se necessário, inclua anexos, como formulários, modelos ou exemplos.
14- Registro de Alterações: Mantenha um registro de todas as alterações feitas ao POP ao longo do tempo, incluindo datas e justificativas para as alterações.
Lembre-se de que a clareza, a concisão e a organização são essenciais na descrição de um POP. Ele deve ser um guia prático que qualquer pessoa possa seguir para executar a tarefa ou o processo com sucesso. Além disso, é importante revisar e atualizar regularmente os POPs para garantir que eles permaneçam precisos e eficazes.
Documentos utilizados em conjunto com o POP
Os procedimentos operacionais podem abranger diversos tipos de documentos, incluindo fluxogramas, checklists e registros. Esses elementos são frequentemente usados em conjunto com textos descritivos para fornecer orientações claras sobre como realizar tarefas e atividades de maneira eficiente e consistente. Vou explicar cada um desses componentes:
1-Fluxogramas: Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo ou procedimento. Ele usa símbolos e setas para mostrar as etapas do processo e como elas se relacionam umas com as outras. Os fluxogramas são úteis para visualizar o fluxo de trabalho, identificar pontos de decisão e entender as interações entre diferentes etapas. Eles podem ser parte integrante de um procedimento operacional para melhorar a compreensão do processo.
2-Checklists: Um checklist é uma lista de verificação que enumera os passos a serem seguidos em uma determinada tarefa. Cada etapa é marcada conforme é concluída. Checklists são úteis para garantir que nenhuma etapa seja esquecida ou omitida durante a execução de uma tarefa. Eles são especialmente úteis em procedimentos que envolvem múltiplas verificações ou ações sequenciais.
3- Registros: Os registros são documentos onde as informações são registradas ou documentadas. Em um procedimento operacional, os registros podem ser usados para acompanhar o andamento da tarefa, registrar resultados, datas e outros detalhes relevantes. Os registros podem ser usados para documentar o cumprimento do procedimento e podem ser necessários para fins de rastreabilidade e conformidade.
Esses elementos podem ser incorporados a um procedimento operacional para torná-lo mais completo e eficaz. A combinação de texto descritivo, fluxogramas, checklists e registros ajuda a garantir que as tarefas sejam executadas de acordo com padrões específicos, garantindo qualidade, consistência e conformidade com regulamentações, quando aplicável.
Ferramenta de Gestão eficaz
Um Procedimento Operacional Padrão (POP) é considerado uma ferramenta dentro de uma organização. É uma ferramenta de gestão que desempenha um papel fundamental na padronização, documentação e controle de processos e tarefas. Os POPs são usados para garantir que as operações sejam executadas de maneira consistente, eficaz e eficiente. Eles oferecem uma estrutura para descrever, documentar e comunicar as etapas necessárias para a realização de uma tarefa ou processo específico. Desta forma, uma maneira eficaz de assegurar a qualidade na execução das tarefas sem necessitar de investimentos contínuos em treinamentos e preparação, sendo ótimo auxílio à novos colaboradores.
Eles são uma ferramenta que permite que a organização alcance seus objetivos de maneira previsível e com menor margem de erro.
Além disso, os POPs são valiosos para treinar novos colaboradores. Eles fornecem orientações detalhadas, permitindo que os novos funcionários aprendam rapidamente como realizar as tarefas de maneira eficaz e consistente.
Ao seguir um POP, os colaboradores são menos propensos a cometer erros, uma vez que o procedimento descreve cada etapa com clareza. Isso reduz o risco de falhas e retrabalho. Minimização de erros!
A padronização proporcionada pelos POPs leva a uma execução mais eficiente das tarefas. Isso economiza tempo e recursos, contribuindo para a eficiência operacional.
Para setores regulamentados, os POPs ajudam a garantir a conformidade com normas e regulamentos, o que é crítico para manter a qualidade e evitar penalidades.
Os POPs podem ser atualizados conforme novas melhores práticas ou lições aprendidas são identificadas. Isso apoia o aprimoramento contínuo dos processos e da qualidade.
POPs geralmente incluem registros, como checklists e documentação, que podem ser usados para rastrear a execução das tarefas. Isso é útil para auditorias de qualidade e para identificar áreas de melhoria.
Ao minimizar erros e retrabalho, bem como simplificar o treinamento, os POPs ajudam a reduzir custos operacionais.
Portanto, os POPs são uma ferramenta de gestão essencial para garantir a qualidade, a eficiência e a conformidade nas operações organizacionais.
Os POPs podem ser usados como uma ferramenta para implementar e documentar controles internos e práticas de controle em conformidade. Isso é particularmente importante para organizações que buscam garantir que suas operações sejam eficazes, eficientes e em conformidade com regulamentações e padrões internacionais de governança e controle.
Assim, os procedimentos operacionais ajudam a melhorar a eficiência, minimizar erros, garantir a segurança e a qualidade, além de facilitar a padronização e o treinamento de funcionários. Eles são documentos valiosos para orientar o pessoal em suas atividades diárias e contribuir para o funcionamento eficaz de uma organização.