Como o ciclo de vida dos documentos impacta diretamente na Lei Geral de Proteção de Dados
Foto: Ciclo Documental
O Ciclo de Vida dos Documentos é um conceito que descreve as diferentes etapas pelas quais um documento passa, desde a sua criação, até sua eventual destinação final, que pode incluir o arquivamento, o descarte ou a preservação a longo prazo. Esse conceito é frequentemente aplicado em organizações e ambientes de gerenciamento de informações para garantir a eficiência, a organização e a conformidade com regulamentos e políticas.
O ciclo de vida de documentos é importante para o gerenciamento eficaz da informação, garantindo que os documentos sejam mantidos de forma organizada, que as informações importantes estejam acessíveis quando necessário e que os documentos que não são mais relevantes sejam eliminados de maneira adequada. Além disso, ele desempenha um papel fundamental no cumprimento de regulamentos de retenção de documentos e na garantia da conformidade com as políticas organizacionais e regulamentações de segurança da informação e proteção dos dados e da privacidade.
Fases do Ciclo Documental
O termo “fases dos documentos” refere-se às etapas ou estágios pelos quais um documento passa ao longo de seu ciclo de vida, desde a criação até a destinação final. Os documentos geralmente passam por três fases principais durante seu ciclo de vida:
Os documentos da Fase Ativa (ou Corrente),estão no centro das operações diárias. A fase ativa de um documento é a primeira fase do seu ciclo de vida. Nesta fase, os documentos estão sendo usados ativamente para fins operacionais, de tomada de decisão e referência. Suas características incluem:
–Acesso frequente: Eles estão facilmente acessíveis e são frequentemente manipulados e atualizados. Os documentos ativos são frequentemente acessados e referenciados porque desempenham um papel central nas operações diárias da organização. Isso inclui documentos como relatórios diários, comunicações em andamento, registros financeiros atuais, entre outros.
–Atualização regular: Documentos ativos são geralmente revisados e atualizados com frequência para refletir informações em tempo real ou para registrar novas atividades e eventos.
–Importância operacional: Esses documentos são críticos para as operações e processos em andamento, e são usados para tomar decisões diárias.
– Fácil acessibilidade: Documentos ativos estão prontamente disponíveis para os funcionários que precisam deles, muitas vezes armazenados em locais de fácil acesso ou em sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED).
–Prazos curtos de retenção: Os documentos ativos geralmente têm prazos de retenção mais curtos, pois são relevantes apenas para atividades atuais.
Exemplos de documentos na fase ativa incluem relatórios de vendas, registros de atendimento ao cliente, comunicações diárias, planilhas de projetos em andamento e outros documentos que desempenham um papel crítico nas operações cotidianas da organização. Conforme esses documentos envelhecem ou deixam de ser usados rotineiramente, eles podem passar para a fase semi-ativa e, eventualmente, para a fase inativa, antes de serem arquivados ou descartados de acordo com políticas de retenção de documentos.
A fase Semi-ativa de um documento é a segunda etapa do seu ciclo de vida, após a fase ativa. Após um período de uso ativo, alguns documentos passam para a fase semi-ativa. Eles ainda são relevantes, mas não são acessados com a mesma frequência. Já não são necessários para as operações diárias da organização. Essa fase é geralmente caracterizada por um acesso menos frequente, mas ainda necessário, são relevantes o suficiente para justificar sua retenção em um estado de prontidão para referência futura, auditoria ou regulamentação. Nessa fase, os documentos podem ser arquivados fisicamente em localizações de fácil acesso, como arquivos intermediários, ou mantidos em sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos. As características da fase Semi-ativa incluem:
–Acesso menos frequente: Os documentos semi-ativos são acessados com menos frequência do que os documentos ativos, mas ainda precisam ser mantidos prontamente disponíveis para referência, caso necessário.
–Armazenamento organizado: Esses documentos são frequentemente arquivados em locais de fácil acesso, como arquivos intermediários, onde são mantidos organizados e etiquetados para facilitar a recuperação.
–Prazos de retenção médios: Documentos semi-ativos geralmente têm prazos de retenção médios, sendo retidos por um período intermediário antes de serem arquivados ou descartados.
–Revisão periódica: Embora não sejam revisados e atualizados com a mesma frequência que os documentos ativos, os documentos semi-ativos podem ser revisados periodicamente para verificar se ainda são necessários.
– Relevância contínua: Embora não sejam mais usados diariamente, os documentos semi-ativos ainda têm importância operacional ou legal, justificando sua manutenção.
Exemplos de documentos na fase semi-ativa incluem registros financeiros mensais, documentos de projetos concluídos, comunicações antigas, relatórios de auditoria interna e outros que não são mais necessários para operações diárias, mas ainda precisam ser mantidos por um período antes de serem arquivados ou descartados de acordo com políticas de retenção de documentos.
A fase inativa, também conhecida como fase morta, é a última etapa do ciclo de vida de um documento. Nesta fase, os documentos já não são mais necessários para as operações atuais da organização. Isso pode incluir documentos que atingiram o final de sua obrigatoriedade legal ou regulamentar de retenção, ou documentos históricos que ainda precisam ser preservados por razões legais, históricas ou culturais. No entanto, esses documentos podem ter valor histórico, legal ou cultural que justifica sua preservação a longo prazo. São geralmente arquivados ou armazenados com menos acessibilidade para referência futura ou para qualquer finalidade prática. As características da fase inativa incluem:
1- Acesso raro ou nulo: Os documentos inativos não são mais acessados com frequência ou, em muitos casos, nunca mais são acessados após entrarem nessa fase.
2- Armazenamento a longo prazo: Os documentos inativos são armazenados em locais de arquivo a longo prazo, como arquivos mortos, bibliotecas de documentos históricos ou arquivos eletrônicos seguros.
3- Prazos de retenção estendidos: Documentos inativos geralmente têm prazos de retenção estendidos, pois podem ser necessários para cumprir regulamentações legais, históricas ou culturais.
4- Preservação cuidadosa: Documentos inativos podem exigir medidas especiais de preservação, como controle de temperatura e umidade para evitar deterioração.
5- Valor histórico ou legal: Esses documentos podem ter valor histórico, legal ou cultural significativo, tornando essencial sua retenção a longo prazo.
Exemplos de documentos na fase inativa incluem registros fiscais antigos, registros de recursos humanos de ex-funcionários, documentos históricos da empresa, como atas de reuniões ou documentos culturais e arquivos de pesquisa. O tratamento de documentos inativos varia de acordo com regulamentações legais, políticas organizacionais e a importância histórica ou legal dos documentos em questão. Em alguns casos, esses documentos podem ser arquivados permanentemente ou doados a instituições de arquivo ou bibliotecas.
Essas fases são essenciais para a gestão eficiente de documentos em uma organização. O gerenciamento adequado das transições entre essas fases garante que os documentos estejam disponíveis quando necessário, estejam em conformidade com regulamentos e políticas de retenção e sejam mantidos de forma organizada. Além disso, sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED) desempenham um papel importante na facilitação desse ciclo de vida documental, tornando mais fácil o controle e a transição entre as diferentes fases.
Etapas do Ciclo Documental

O ciclo documental é geralmente dividido em várias etapas, que podem variar dependendo da organização e de seus requisitos específicos. As etapas comuns no ciclo de vida de documentos incluem:
1- Criação: É a fase inicial, onde um documento é gerado em resposta a uma necessidade específica, como relatórios, memorandos, contratos, políticas, e-mails, entre outros.
2- Revisão e Edição: Após a criação, muitos documentos passam por uma fase de revisão e edição para garantir precisão, clareza e conformidade com diretrizes organizacionais.
3- Aprovação: Alguns documentos podem requerer aprovação formal antes de serem considerados oficiais. Isso é comum em contratos, políticas ou documentos importantes.
4- Distribuição: Os documentos são compartilhados com as partes interessadas relevantes, que podem incluir colegas de trabalho, clientes, fornecedores ou outros.
5- Uso: Nesta fase, os documentos são usados para a finalidade para a qual foram criados, seja para informação, tomada de decisões ou execução de ações.
6- Armazenamento e Arquivamento: Documentos importantes ou que precisam ser mantidos por razões legais, regulatórias ou históricas são armazenados e arquivados de maneira organizada. Isso pode envolver a classificação, indexação e armazenamento seguro.
7- Recuperação: Documentos arquivados podem ser recuperados quando necessário. Isso é facilitado por sistemas de gerenciamento de documentos ou sistemas de arquivamento eletrônico.
8- Manutenção: Alguns documentos podem exigir manutenção regular para garantir que permaneçam atualizados e relevantes. Isso é especialmente importante para políticas e procedimentos.
9- Descarte: Documentos que não são mais necessários ou que atingiram o final de seu ciclo de vida são descartados de acordo com políticas de retenção de documentos e regulamentos aplicáveis.
10- Preservação a longo prazo: Alguns documentos podem ter valor histórico, legal ou cultural e são preservados a longo prazo em arquivos ou bibliotecas especiais.
Ciclo de vida documental e LGPD
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) é uma legislação brasileira que regula o tratamento de dados pessoais, impondo regras e direitos em relação à coleta, processamento, armazenamento e compartilhamento de informações pessoais. O ciclo de vida documental e a LGPD estão interligados, pois a lei estabelece requisitos específicos para o tratamento de documentos que contenham dados pessoais.
Como o ciclo de vida documental se relaciona com a LGPD:
Criação e Coleta de Documentos: Quando documentos contendo dados pessoais são criados ou coletados, a LGPD exige que os titulares dos dados sejam informados sobre a finalidade da coleta e o tratamento que será dado às informações. A finalidade sendo atingida o tratamento deve ser finalizado, conforme os artigos abaixo:
Artigo 6º – As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:
I – finalidade: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;
Artigo 15º – O término do tratamento de dados pessoais ocorrerá nas seguintes hipóteses:
- I – verificação de que a finalidade foi alcançada ou de que os dados deixaram de ser necessários ou pertinentes ao alcance da finalidade específica almejada;
- II – fim do período de tratamento;
Revisão e Edição: Durante a revisão e edição de documentos que contenham dados pessoais, é importante garantir que as informações sejam precisas, atualizadas e relevantes para a finalidade declarada. Erros ou informações imprecisas podem ser prejudiciais aos titulares dos dados.
Artigo 6º – As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:
V – qualidade dos dados: garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;
Aprovação: Quando se trata de documentos que envolvem dados pessoais, a aprovação pode incluir a garantia de que os procedimentos de segurança e privacidade estão de acordo com as disposições da LGPD.
Artigo 6º – As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:
VIII – prevenção: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;
Distribuição: A LGPD restringe o compartilhamento de dados pessoais com terceiros a menos que exista uma base legal para isso. Documentos que contenham dados pessoais devem ser compartilhados com responsabilidade e em conformidade com a lei.
Uso: O uso de documentos que contenham dados pessoais deve estar alinhado com a finalidade para a qual os dados foram coletados. O uso inadequado ou não autorizado de informações pessoais é uma violação da LGPD.
Artigo 6º – As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:
II – adequação: compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento;
Armazenamento e Arquivamento: A LGPD estabelece requisitos para o armazenamento seguro de dados pessoais. Documentos que contenham informações pessoais devem ser protegidos contra acesso não autorizado e vazamentos.
Artigo 6º – As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:
VII – segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
Recuperação: A LGPD também se aplica à recuperação de dados pessoais contidos em documentos. Os titulares dos dados têm direito a acessar suas informações e receber uma cópia delas, se solicitado.
Artigo 6º – As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:
IV – livre acesso: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;
VI – transparência: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial;
Artigo 9º – O titular tem direito ao acesso facilitado às informações sobre o tratamento de seus dados, que deverão ser disponibilizadas de forma clara, adequada e ostensiva acerca de, entre outras características previstas em regulamentação para o atendimento do princípio do livre acesso:
- I – finalidade específica do tratamento;
- II – forma e duração do tratamento, observados os segredos comercial e industrial;
- III – identificação do controlador;
- IV – informações de contato do controlador;
- V – informações acerca do uso compartilhado de dados pelo controlador e a finalidade;
- VI – responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento; e
- VII – direitos do titular, com menção explícita aos direitos contidos no art. 18 desta Lei.
- 1º Na hipótese em que o consentimento é requerido, esse será considerado nulo caso as informações fornecidas ao titular tenham conteúdo enganoso ou abusivo ou não tenham sido apresentadas previamente com transparência, de forma clara e inequívoca.
- 2º Na hipótese em que o consentimento é requerido, se houver mudanças da finalidade para o tratamento de dados pessoais não compatíveis com o consentimento original, o controlador deverá informar previamente o titular sobre as mudanças de finalidade, podendo o titular revogar o consentimento, caso discorde das alterações.
- 3º Quando o tratamento de dados pessoais for condição para o fornecimento de produto ou de serviço ou para o exercício de direito, o titular será informado com destaque sobre esse fato e sobre os meios pelos quais poderá exercer os direitos do titular elencados no art. 18 desta Lei.
Descarte: Documentos que contenham dados pessoais devem ser descartados de forma segura, de acordo com as diretrizes da LGPD. A eliminação inadequada de dados pessoais pode resultar em sanções.
6º As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:
X – responsabilização e prestação de contas: demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas.
Preservação a longo prazo: Quando documentos contêm informações pessoais que devem ser preservadas a longo prazo, a LGPD ainda se aplica. A segurança e a privacidade desses documentos devem ser mantidas, mesmo após sua preservação a longo prazo.
Artigo 6º – As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:
VII – segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
Desta forma, o ciclo de vida documental e a LGPD estão relacionados na medida em que a lei impõe obrigações e requisitos específicos para a gestão de documentos que contenham dados pessoais, desde a coleta até o descarte e além. As organizações devem estar em conformidade com a LGPD para garantir a proteção da privacidade e dos direitos dos titulares de dados.