Geralmente, é usado como uma ferramenta de auxílio para garantir que um conjunto de procedimentos seja seguido de maneira sistemática e que nada seja esquecido.
O conceito de checklist, uma lista de itens a serem verificados ou tarefas a serem realizadas, tem uma história que remonta a muitas décadas. O termo “checklist” foi popularizado nos Estados Unidos no século XX. A ideia de listas de verificação começou a ser usada em contextos de aviação e militar durante a Primeira Guerra Mundial. Pilotos e tripulações de aeronaves começaram a usar listas para garantir que não esquecessem de verificar componentes críticos e procedimentos de segurança antes e durante os voos.
O termo “checklist” se tornou mais amplamente conhecido quando o cirurgião norte-americano Atul Gawande, em seu livro “A Checklist Manifesto” de 2009, abordou o uso de checklists na medicina e em outros campos. O livro descreveu como os checklists foram introduzidos na medicina para melhorar a segurança do paciente e reduzir erros médicos.
Na década de 1940 os checklists se tornaram mais comuns em vários setores, incluindo a aviação comercial e a indústria. Eles foram reconhecidos como ferramentas eficazes para evitar falhas humanas e garantir a segurança.
Nas décadas posteriores o uso de checklists se expandiu para áreas como engenharia, manufatura, gestão de projetos, qualidade, segurança no trabalho, atendimento ao cliente e muitos outros. Eles se tornaram uma parte essencial das operações em muitos campos.
O que significa Checklist
Um checklist é uma lista de itens, tarefas ou ações que precisam ser verificados, concluídos ou seguidos em uma determinada ordem ou sequência. Checklists podem ser manuais, impressos em papel, ou eletrônicos, criados em aplicativos e programas de computador.
Eles são uma ferramenta útil para aumentar a eficiência, reduzir erros e garantir que processos sejam seguidos de forma consistente.
Objetivo do Checklist
O objetivo principal de um checklist é fornecer uma ferramenta simples e eficaz para garantir que um conjunto de itens, tarefas ou ações seja verificado, concluído ou seguido de maneira sistemática e consistente.
Checklists são usados em uma variedade de contextos e têm várias finalidades, incluindo:
1- Evitar Erros: Checklists ajudam a minimizar erros e omissões, uma vez que fornecem um guia claro do que deve ser feito. Eles reduzem a probabilidade de esquecer etapas críticas ou importantes.
2- Padronização: Checklists promovem a padronização de processos. Eles garantem que as mesmas etapas sejam seguidas toda vez que uma tarefa for realizada, o que é especialmente importante em situações onde a consistência é fundamental.
3- Aumentar a Eficiência: Checklists ajudam a economizar tempo ao organizar e priorizar tarefas. Eles permitem que as pessoas se concentrem nas atividades mais importantes e evitem gastar tempo em detalhes desnecessários.
4- Melhorar a Comunicação: Checklists podem servir como um meio de comunicação eficaz, permitindo que equipes compartilhem informações sobre o status de tarefas e projetos.
5- Acompanhamento e Registro: Checklists fornecem um registro das ações tomadas. Isso é útil para documentar a conformidade com regulamentos, como no caso da LGPD, e para rastrear o progresso de projetos e tarefas ao longo do tempo.
6- Garantir Segurança: Em campos como a aviação e a medicina, checklists são usados para garantir a segurança. Eles ajudam a evitar acidentes e erros que podem ter sérias consequências.
7- Gestão de Tarefas e Projetos: Checklists são valiosos para a gestão de tarefas e projetos, permitindo que gerentes e equipes acompanhem o progresso e garantam que todas as etapas sejam concluídas.
8- Tomada de Decisões: Em algumas situações, checklists podem ser usados como ferramentas de suporte à decisão, fornecendo critérios claros para avaliar opções.
9- Treinamento e Educação: Checklists podem ser usados no treinamento de novos funcionários, garantindo que eles sigam os procedimentos corretos e aprendam as melhores práticas.
Os checklists são uma ferramenta versátil que podem ser usados em uma ampla gama de setores e situações para melhorar a eficiência, a qualidade, a consistência e a segurança. Eles ajudam as pessoas a lembrar do que precisa ser feito e a realizar tarefas de maneira mais organizada e eficaz.
Versatilidade dos Checklists
Checklists são comuns em uma ampla variedade de campos e situações, e sua utilidade se estende a diversas áreas da vida e do trabalho.
Aqui estão alguns exemplos:
Na Medicina: Profissionais de saúde usam checklists para garantir que os procedimentos cirúrgicos sejam realizados com segurança e que os pacientes recebam o tratamento correto. Checklists também são usados na administração de medicamentos e na gestão de registros médicos.
Na Aviação: Pilotos e equipes de cabine utilizam checklists para realizar verificações de pré-vôo, pós-vôo e procedimentos de emergência, garantindo a segurança e a operação adequada de aeronaves.
Na Indústria de Alimentos: Checklists são essenciais para garantir a higiene, a qualidade e a segurança dos alimentos. Eles ajudam a cumprir os regulamentos de segurança alimentar e a evitar contaminação.
Na Construção e Engenharia: Engenheiros, empreiteiros e equipes de construção usam checklists para garantir que todos os aspectos do projeto, desde o planejamento até a execução, sejam seguidos corretamente.
Na Gestão de Projetos: Gerentes de projeto usam checklists para acompanhar o progresso, verificar marcos e garantir que todos os aspectos do projeto sejam gerenciados de forma eficaz.
Na Manutenção de Equipamentos: Técnicos e operadores de máquinas utilizam checklists para realizar manutenção preventiva e corretiva de equipamentos industriais, veículos e outros ativos.
Nos Serviços de Hospedagem e Alimentação: Hotéis, restaurantes e estabelecimentos de hospedagem usam checklists para garantir a limpeza dos quartos, a qualidade dos alimentos e o atendimento ao cliente.
Na Segurança no Trabalho: Empresas usam checklists para garantir que medidas de segurança sejam seguidas para prevenir acidentes e lesões no local de trabalho.
Na Gestão Financeira: Contadores e auditores podem usar checklists para garantir que todos os passos necessários sejam seguidos durante a auditoria e a preparação de demonstrações financeiras.
Nos Eventos e Planejamento de Casamentos: Organizadores de eventos e casais que estão planejando casamentos usam checklists para coordenar todos os detalhes, desde a escolha do local até a seleção de flores e músicos.
A versatilidade dos checklists significa que eles podem ser adaptados para praticamente qualquer cenário onde a organização, a padronização e o acompanhamento são importantes. Eles são uma ferramenta valiosa para melhorar a eficiência e a eficácia em muitos aspectos da vida pessoal e profissional.
Como fazer um checklist
Fazer um checklist é uma tarefa simples, e você pode criar um checklist manualmente em papel ou eletronicamente em um computador, tablet ou smartphone. O checklist pode ser personalizado de acordo com as necessidades específicas da sua organização.
Aqui estão os passos gerais para criar um checklist:
1- Identifique o Propósito: Determine o propósito do checklist. Para que ele será usado? Isso ajudará a definir quais itens devem ser incluídos.
Exemplo: o propósito é garantir que os produtos alimentícios atendam aos padrões de qualidade e segurança antes de serem distribuídos.
2- Liste os Itens: Enumere os itens, tarefas ou ações que você deseja incluir no checklist. Certifique-se de listar todos os elementos que precisam ser verificados ou realizados.
Exemplo: Itens do checklist: a) Verificar a qualidade dos ingredientes recebidos b) Calibrar instrumentos de medição c) Verificar as condições de higiene na área de preparação d) Monitorar as temperaturas de armazenamento e) Realizar testes de sabor e textura f) Registrar datas de validade dos produtos g) Garantir que os procedimentos de segurança alimentar sejam seguidos h) Realizar inspeções visuais dos produtos acabados.
3- Organize os Itens: Organize os itens na ordem em que devem ser verificados ou concluídos. Você pode agrupar itens por categoria, se apropriado. Organizar os itens em um checklist na ordem correta é importante para garantir que as tarefas sejam realizadas de maneira eficiente e lógica.
Exemplo: 1º Definir a data e local do evento. 2º Fazer uma lista de convidados e enviar convites. 3º Planejar o menu e providenciar alimentos e bebidas. 4º Alugar mesas, cadeiras e equipamentos de som. 5º Contratar serviços de catering ou cozinhar a comida. 6º Decorar o local do evento.
4- Adicione Detalhes: Se necessário, inclua detalhes ou instruções específicas para cada item do checklist para garantir que a pessoa que o segue saiba o que fazer. Os detalhes fornecidos ao lado de cada item de checklist ajudam a garantir que as ações sejam realizadas de acordo com as melhores práticas e diretrizes específicas. Esses detalhes são particularmente importantes em situações em que a precisão e a segurança são fundamentais.
Exemplo: Realizar inspeções diárias de segurança.
- Verifique o estado das escadas e corrimãos antes de usá-los.
- Inspecione e limpe ferramentas eléctricas antes de ligá-las.
- Verifique as saídas de incêndio e certifique-se de que estejam desobstruídas.
5- Formato: Escolha o formato do seu checklist. Pode ser em papel, em uma planilha de computador, em um aplicativo de checklist ou qualquer outro formato que seja conveniente para você. O formato exato que você escolhe dependerá da conveniência, do contexto e do meio em que o checklist será usado. Além disso, alguns formatos digitais permitem funcionalidades avançadas, como a capacidade de compartilhar e colaborar em checklists, definir datas de vencimento e receber lembretes, o que pode ser particularmente útil em ambientes de trabalho e colaborativos.
Exemplo: a) Checklist em Tabela ou Planilha Eletrônica. b) Checklist em Formato de Aplicativo ou Software Específico c) Checklist Impresso em Papel d) Checklist em Quadro ou Lousa e) Checklist em Lista de Verificação de Tarefas de Aplicativos de Produtividade como o Todoist ou o Microsoft To Do.
6- Crie Espaço para Marcar: Se estiver fazendo um checklist em papel, crie espaços ao lado de cada item para que a pessoa que o utiliza possa marcar ou assinalar quando a tarefa for concluída.
Exemplo: Mapeamento de Dados:



7- Revise e Teste: Revise o checklist para garantir que todos os itens necessários estejam incluídos e que a ordem esteja lógica. Faça um teste para ter certeza de que o checklist é eficaz e completo.
8- Mantenha Atualizado: Se o checklist for usado regularmente, lembre-se de atualizá-lo conforme as necessidades mudem. Itens podem ser adicionados, removidos ou ajustados com o tempo.
9- Use Cores ou Símbolos (Opcional): Se desejar, você pode usar cores ou símbolos para destacar a importância de certos itens ou para indicar seu status (por exemplo, verde para concluído, amarelo para pendente). Usar cores ou símbolos em um checklist pode ser uma maneira eficaz de destacar informações importantes ou indicar o status de itens específicos, fornecendo informações visuais rápidas sobre o status de cada tarefa.
Exemplo: Lavar a louça (🟢 Concluído) Limpar o banheiro (🟡 Em andamento) Passar aspirador de pó no tapete (🔴 Pendente) Lavar as roupas (🟠 Atrasado) Levar o lixo para fora (🟣 Não iniciado)
10-Compartilhe ou Distribua: Se outras pessoas precisarem usar o checklist, certifique-se de que ele esteja disponível para elas. Se for eletrônico, compartilhe por e-mail ou em uma plataforma colaborativa. Se for em papel, faça cópias e distribua.
Compartilhar ou distribuir um checklist é importante quando várias pessoas estão envolvidas em um processo ou tarefa e precisam ter acesso ao mesmo conjunto de itens a serem verificados.A forma de compartilhar ou distribuir o checklist dependerá das práticas de comunicação e colaboração da sua equipe e das ferramentas disponíveis. O objetivo é garantir que todos tenham acesso ao checklist e possam usá-lo de maneira eficiente.
Exemplo: Você pode enviar uma cópia eletrônica por e-mail ou compartilhá-la em uma plataforma de colaboração, como Google Docs ou Microsoft Teams, onde os membros da equipe podem acessá-la e marcar os itens conforme são concluídos. Você pode imprimir cópias físicas do checklist e distribuí-las fisicamente para cada membro da equipe para que eles possam marcar manualmente os itens durante a preparação.
Lembrando que a simplicidade é muitas vezes a chave para um checklist eficaz. Quanto mais claro e direto ele for, mais fácil será de usar e de garantir que todas as tarefas sejam realizadas conforme o planejado.
Hoje, os checklists são amplamente utilizados em inúmeras indústrias e situações. Eles são usados para padronizar procedimentos, melhorar a eficiência, reduzir erros e manter um registro de tarefas realizadas. A história dos checklists é um exemplo de como práticas simples e organizadas podem ter um impacto significativo na segurança e na eficácia das operações em diversas áreas.