Simplificando sua Vida com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos-GED

GED é a sigla para “Gerenciamento Eletrônico de Documentos”. Trata-se de um conjunto de práticas e tecnologias voltadas para a organização, controle, armazenamento, recuperação e compartilhamento de documentos e informações de maneira digital.

O GED visa substituir o tradicional arquivamento físico de documentos por processos eletrônicos, permitindo o acesso rápido e eficiente a informações, a redução do uso de papel, a automação de fluxos de trabalho e a colaboração remota.

O uso de sistemas GED é especialmente relevante em ambientes corporativos e organizacionais que lidam com grande volume de documentos e precisam garantir conformidade com regulamentações, como a LGPD ou GDPR.

Processos para o uso do GED

Um sistema GED envolve diversos processos que devem ser seguidos para alcançar a sua funcionalidade.

Abaixo estão os principais aspectos a serem considerados:

1- Captura de Documentos:

Digitalização: Os documentos físicos são convertidos para formato digital por meio de scanners.

Importação: Documentos eletrônicos já existentes podem ser importados para o sistema.

2- Indexação e Classificação:

Os documentos digitais são indexados com metadados relevantes, como nome, data, autor, assunto, etc. A classificação adequada facilita a organização e recuperação posterior.

3- Armazenamento Eletrônico:

Os documentos digitalizados são armazenados em repositórios eletrônicos, geralmente em servidores ou nuvem.

Estrutura de pastas e categorias pode ser definida para facilitar a navegação.

4- Controle de Acesso:

Mecanismos de segurança são implementados para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar determinados documentos.

Controle de permissões permite definir quem pode visualizar, editar ou excluir documentos.

5- Busca e Recuperação:

Mecanismos de busca permitem localizar documentos rapidamente com base em critérios como palavras-chave, data, autor, etc.

A indexação eficiente agiliza o processo de recuperação.

6- Fluxos de Trabalho Automatizados:

São criados fluxos de trabalho para automatizar processos relacionados a documentos.

Exemplos incluem aprovações, revisões e notificações automáticas.

7- Backup e Segurança:

Medidas de segurança, como criptografia e firewalls, são implementadas para proteger os documentos contra acesso não autorizado.

Sistemas de backup regularmente garantem a recuperação de dados em caso de falhas.

8- Colaboração:

Ferramentas de colaboração permitem que vários usuários acessem e trabalhem em documentos simultaneamente.

Comentários e marcações podem ser adicionados para facilitar a comunicação.

9- Auditoria e Rastreamento:

Recursos de auditoria registram quem acessou, modificou ou compartilhou documentos.

Rastreamento de versões mantém um histórico das alterações feitas em um documento.

10- Integrações:

Integrações com outros sistemas, como CRM ou ERP, podem ser implementadas para um serviço em grande escala.

Objetivos do GED

Os objetivos do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) são variados e visam aprimorar a eficiência, a segurança e a acessibilidade no tratamento de documentos dentro de uma organização.

Abaixo estão alguns dos principais objetivos do GED:

1- Redução de Custos: Eliminar despesas associadas à impressão, armazenamento físico e manuseio de documentos em papel.

2- Acesso Rápido e Eficiente: Facilitar o acesso instantâneo a documentos por meio de ferramentas de busca e indexação, economizando tempo.

3- Organização e Classificação: Organizar documentos de forma lógica, facilitando a localização e a categorização adequada.

4- Colaboração Remota: Permitir que equipes colaborem de forma eficaz, mesmo quando estão geograficamente distantes.

5- Fluxos de Trabalho Automatizados: Automatizar processos relacionados a documentos, como aprovações, revisões e distribuições.

6- Segurança da Informação: Garantir a segurança dos documentos por meio de controles de acesso, criptografia, Back up e outras medidas de proteção.

7- Conformidade Legal: Auxiliar na conformidade com regulamentações, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), assegurando a privacidade e a integridade dos dados.

8- Preservação da Integridade dos Documentos: Manter um registro confiável e rastreável das versões e alterações feitas em documentos ao longo do tempo.

9- Redução do Uso de Papel: Contribuir para práticas sustentáveis, reduzindo a dependência de documentos em papel e promovendo a ecoeficiência.

10- Facilidade de Auditoria: Possibilitar auditorias internas e externas por meio de trilhas de auditoria detalhadas e rastreamento de atividades.

11- Gestão do Ciclo de Vida dos Documentos: Controlar o ciclo de vida completo dos documentos, desde a criação até a arquivamento ou descarte.

12- Melhoria da Eficiência Operacional: Aumentar a eficiência operacional ao reduzir a dependência de processos manuais e simplificar fluxos de trabalho.

13- Resiliência a Desastres: Implementar estratégias de backup e recuperação para garantir a continuidade dos negócios em caso de desastres.

14- Padronização de Processos: Padronizar a maneira como os documentos são criados, armazenados e compartilhados para garantir consistência.

15- Melhoria na Tomada de Decisão: Facilitar o acesso a informações relevantes, contribuindo para uma tomada de decisão mais informada e ágil.

Os objetivos do GED podem variar de acordo com as necessidades específicas de cada organização, mas, em geral, eles convergem para a otimização dos processos relacionados à gestão de documentos.

Tipos de GED

Existem diferentes tipos de sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), cada um projetado para atender a necessidades específicas de organizações.

Alguns dos tipos mais comuns de GED incluem:

1- GED Básico: Oferece funcionalidades essenciais, como digitalização, armazenamento eletrônico, indexação e recuperação de documentos.

2- GED Empresarial: Projetado para empresas de médio a grande porte, inclui recursos avançados como controle de versões, colaboração e automação de fluxo de trabalho.

3- GED Colaborativo: Enfoca a colaboração entre equipes, permitindo que usuários compartilhem e colaborem em documentos de maneira eficiente.

4- GED em Nuvem: Armazenamento e gerenciamento de documentos na nuvem, proporcionando acesso remoto e escalabilidade.

5- GED Setorial: Adaptado para atender a requisitos específicos de setores como saúde, finanças, jurídico, entre outros, considerando regulamentações específicas.

6- GED Integrado a ERP: Integração com sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) para facilitar a gestão de documentos associada aos processos empresariais.

7- GED de Código Aberto: Oferece flexibilidade e personalização, permitindo que as organizações modifiquem o sistema de acordo com suas necessidades específicas.

8- GED para Pequenas Empresas: Solução simplificada e acessível, projetada para atender às necessidades de pequenas empresas com volumes de documentos mais modestos.

9- GED para Compliance: Especializado em atender regulamentações específicas, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) ou normas do setor.

10- GED Móvel: Oferece acesso e gerenciamento de documentos por meio de dispositivos móveis, promovendo a mobilidade e o trabalho remoto.

11- GED de Automação de Documentos: Integra automação para processos específicos, como assinaturas eletrônicas, geração automática de documentos e aprovações digitais.

12- GED para Educação: Adaptado para atender às necessidades de instituições educacionais, incluindo gestão de registros acadêmicos, planos de aula e colaboração entre educadores.

Ao escolher um sistema de GED, é crucial considerar as necessidades específicas da organização, o volume de documentos, os requisitos de segurança e conformidade, além de outros fatores relevantes para o setor e os processos internos.